3.5 「大学図書館における契約事務」

                            山形大学附属図書館

                             大 埜 浩 一

1.「契約」の意味するところ

 ○必要とされる物品、役務などを適切に調達し運用するための会計上の手続き。

 ○ただし、契約解除後、廃棄後にも関連する。

  ☆目的の資料・情報を

    確実に

    早く<タイミング良く>

    安価に(高価に)

    適切な形態で<汚れ、音質など、紙、マイクロ、電子、言語、録音など>

   入手(販売・処分)できること

  ※なお、ここでは、「図書館資料に関係する契約」に限定

 

2.図書館資料(電子媒体を含めて)の契約上の課題

 a)資料タイプ別に見ると

  1)印刷物(伝統的な図書、逐次刊行物)

   ・和 書

     例)再販売価格維持制度の論議

   ・外国もののデリケートさ

     例)外貨の存在、契約慣行の相違(会計制度との調和)、入手の困難さ・遅さ、

       インタネットでの販売、発行量の少ない・発行情報を得にくい(国、タイ

       プ)の資料

   ・古 書

     例)調達ルート、価格の適正さの判定

  2)視聴覚資料

     例)検収の手間

       ※蔵書目録の不備、蔵書データへの反映不足(認識不足)

  3)電子媒体

    ・不安定かつ多様な契約方式乱立の段階_Science Direct 21(Elsevier)

     例)独占の拡大=競争性喪失の可能性、著作権、ダウンロード、固定性

        契約解除後の継続使用可能な範囲

       コンソーシアム方式(分担・共同収集の変形)の影響

        →分担金方式への対処

       一次資料と二次資料で違うか

  4)電子ジャーナル・データベースのオンライン利用

    ・契約対象が物品ではない

 b)契約が必要になる局面別に見ると

  1)購入(販売)

    ・廃棄資料の処理=外部提供時の販売<契約>条件?

  2)レンタル=利用権の購入

  3)寄贈(管理換え)

    ・無償貸し付け

  4)寄託

  5)複写物の入手

    ・BLDSC

    ・支払いの延納制度

    ・複写権(日本複写権センター)

  6)「現物貸借」の決済

  7)展示での借用(貸出)

    ・保険

  8)複製(レプリカの作成)・掲載

    ・権利の内容

  9)補修、製本・整本

  10)保存図書館(業者)

 

3.契約業務を巡る話題

 a)契約室(センター)の設置

  ・一般物品との相違は?

  ・政府調達制度の適用対象品目

  ・図書館(員)との業務分担

    発注先の確定、検収場所と検収行為

  ・入札制度での仕様書

    価格の適正さの確認

  ・制度改革のイニシアチブの確保

  ・関係者間のコミュニケーションの重要性

  ・遠隔地の契約業務一元化

    発注・検収・支払い

    地元業者との長年の取引の歴史への配慮

 b)契約事務での電子化

  ・オンライン発注

  ・プロセス管理、物流管理

    情報の共有、公開

  ・電子決済

  ・予算管理・支払い管理

  ・障害対策

  ・業者との協力

    寡占化の恐れ、競争性喪失の可能性

 c)情報公開法の施行

  ・ケア(留意)する対象、内容

    公正さの担保

  ・accountability(説明責任)

 d)独立行政法人化による影響(国立の機関)

  ・自由度?、規制緩和?=運用制度の枠組みが不明な段階

    ←→自律性自覚の必要

 e)教員の異動に伴う資料の扱い

  ・寄贈、管理換えなどの契約上(会計上)の考え方

     例)科学研究費補助金での入手資料

 f)図書館内外での環境条件の流動化

  ・館内、学内、学外での処理分担の継続的な点検が必須

  ○流通動向(外部環境)の把握

   ・取り扱い範囲、得意の対象、事務処理能力、地方の不利克服策

    流通情報システムの進展

  ○周辺サービスとの兼ね合い

   ・before service、after service

     装備、入荷データ添付(電子媒体)、出版情報・在庫情報提供との見合い

   ・値引きのウェイト

 g)契約の周辺

  ○ニーズに合致するもの=要求仕様の確定

   ・ニーズの正確な把握

   ・ニーズの正確な表現

   ・契約決定に当たっての総合判断のポイント

  ○適切な価格・代償で入手する工夫

   ・使える財源・資源の確保

   ・合理的な資料選定方式の開発

  ○迅速に入手する工夫

   ・インタネットの活用

   ・取引先の適宜な評価と見極め

  ○外部との交渉能力

  ○契約解除時の条件

   ・違約金(精算)

   ・トラブルの解消=事前の契約条件確認、想像力